AMP Solutions fondée en 2005 / 2005ean sortua

Votre Permanence téléphonique et Votre Assistante administrative 

Zuen telefono zaintza eta Administrazio laguntza 

Blog​

Blog

Prise de note, Etape 3

Publié le 24 juin 2014 à 10:20 Comments commentaires (4256)

La prise de note en temps réel et la sténotypie


Pour info, je dirais juste un mot sur la prise de notes en temps réel.

C’est aussi ce qu’on appelle « sténotypie ».

D’après Wikipédia,

« La sténotypie est une méthode d’écriture basée sur la phonétique servant à retranscrire des discours oraux avec une sténotype. Elle permet de taper des mots plus rapidement que sur un clavier d’ordinateur ou qu’en utilisant la méthode de la sténographie. Il est possible d’atteindre une vitesse de 220 mots par minute, c’est-à-dire aller aussi vite que la parole et donc de pouvoir faire une prise intégrale du discours. »

La sténotypie est également pratiquée par des travailleurs indépendants.

La formation est difficile et dure trois ans. Elle peut être effectuée à distance.

L’objectif est d’atteindre un minimum de 210 mots /minute, voire 230 mots /minute, ce qui est beaucoup plus rapide que la vitesse de la parole.

 

Prise de note, Etape 2

Publié le 24 juin 2014 à 10:20 Comments commentaires (6785)

L'accueil et la mise en place


Pour s’assurer du bon déroulement de la mission, il conviendra de vous présenter en avance sur les lieux pour nouer le contact avec votre interlocuteur sur place, le plus souvent l’assistante de direction.

Votre client aura pris soin de vous faire parvenir en amont tous les documents nécessaires à la bonne compréhension de la réunion : liste des participants, ordre du jour et annexes.

Cela vous aura permis de vous familiariser avec la thématique, voire le jargon-métier du client.

Une fois sur place, Vérifier aussi que tous les micros fonctionnent si la salle en est équipée.

Toutes les réunions ont un président de séance. Présentez-vous à lui et demandez-lui de rappeler les consignes de base avant le début de la réunion : le fait que celle-ci fera l’objet d’un compte rendu rédigé par vos soins, qu’il convient de se présenter avant de prendre la parole et parler chacun à tout de rôle.

Une fois qu’on vous aura attribué une place, prenez soin de réaliser un plan de table afin de bien mémoriser la place de chacun. Ainsi, si une personne oublie de se présenter, vous retrouverez facilement son nom en jetant un œil à votre dessin.

En fonction de la mission qui vous a été demandée, le travail de prise de notes effectué sur place ne sera pas le même.

Ainsi, si votre mission consiste à retranscrire l’intégralité des débats à partir de l’enregistrement audio de la réunion, l’objectif de votre travail sur place sera de bien identifier chacun des interlocuteurs.

On parlera du filage de la réunion. Il s’agit de noter le nom de chaque intervenant à tour de rôle, ainsi que les premiers mots de son intervention, vous aurez ainsi la trame des débats qu’il vous suffira de compléter  par l'enregistrement

 

Prise de note, Etape 1

Publié le 24 juin 2014 à 10:20 Comments commentaires (2753)

Cela fait partie des missions qui peuvent être réalisées par une secrétaire indépendante, assorties ou non de l’enregistrement de la réunion, en vue de la rédaction d’un compte rendu ou d’une retranscription complète des débats.

Le cas le plus courant est celui d’une réunion de comité d’entreprise, ou de CHSCT, mais il peut s’agir également de toute autre forme de réunion, d’une assemblée générale pour une association, d’un conseil d’administration pour un groupement d’employeurs, ou autres.

Cette mission s’effectue évidemment sur site.


 

En ce qui concerne l’enregistrement de la réunion

Il n’est pas toujours autorisé d’enregistrer les réunions, mais certains clients vous demanderont de le faire.

Aussi, j’ai toujours demandé au client de se charger de son propre enregistrement, quitte d’ailleurs à enregistrer moi-même la réunion avec mon dictaphone. Ce n’est pas un mal de disposer de deux bandes-son, en cas de passages inaudibles par exemple.

Le fait d’exiger du client la prise de son me dédouane de la responsabilité de celle-ci en cas de problème.

Après, il existe du matériel plus ou moins perfectionné pour assurer l’enregistrement d’une réunion. Vous pouvez enregistrer avec votre ordinateur portable ou avec un simple dictaphone numérique.

Vous avez également la possibilité d’investir dans des appareils un peu plus perfectionnés, comme le Pocket Memo enregistreur de réunion Philips.

Dans tous les cas, pensez à la trousse de secours avec piles de rechange, rallonges, blocs de prises, voire un dictaphone supplémentaire.