AMP Solutions fondée en 2005 / 2005ean sortua

Votre Permanence téléphonique et Votre Assistante administrative 

Zuen telefono zaintza eta Administrazio laguntza 

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Permanence telephonique - Assistance administratives sur site ou à distance - 

Le savez vous  ! au bout de 3 sonneries un patient ou client s'impatiente, au bout de 5 sonneries il raccroche, un client ou patient qui ne peut pas vous joindre est perdu !

Votre secrétaire est disponible 59h par semaine 52 semaines par an



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Réponses aux questions que vous vous posez !

Publié le 14 août 2014 à 0:00 Comments commentaires (1579)


Qui répondra à mes appels ?

Les appels sont réceptionnés par AMP Solutions, Anne Marie ou ses collaboratrices en fonction de votre activité, vos appels sont dirigés vers la télésecrétaire compétent dans votre activité.

C'est très rassurant pour vos clients/patients d'avoir la même personne au bout du fil à chaque fois.

 

Quelle est la durée de mon engagement ?

AUCUN ENGAGEMENT de durée sur nos contrats,  AMP Solutions confie qu' un client satisfait reste chez AMP Solutions

 

Sommes nous liés par un contrat salarié ?

Non, contrairement à l’embauche d’une salariée ou intérimaire, vous ne signez qu’un contrat de prestation et vous ne payez que la prestation réalisée sans coûts cachés..

 

Que coûte AMP Solutions ?

Vous n’avez aucun investissement à réaliser (local, mobilier, équipement informatique et de téléphonie), ni de charges fixes (salaire, taxe professionnelle, visite médicale…;), ni de personnel à former, ni les contraintes des absences, vous ne réglez que la prestation que vous pouvez déduire de vos frais selon votre statut.

 

Puis-je vous confier l’intégralité de la gestion de mes appels téléphoniques ?

Vous transférez pour UNE HEURE, pour UN JOUR ou pour TOUJOURS  votre ligne vers AMP Solutions,  celle-ci gère la totalité de vos appels et vous transmet uniquement les appels urgents sur le numéro de votre choix.

 

Je n’ai que quelques appels/jour, prenez vous en charge les petites permanences ?

Oui, bien sûr, tout le monde peut bénéficier d’un accueil téléphonique professionnel, vous pouvez transférer pour UNE heure, UN jour, UNE semaine...


J’ai une secrétaire à plein temps au cabinet,

Puis-je utiliser votre service d’accueil téléphonique en complément ?

OUI

AMP Solutions peut compléter les horaires d’accueil téléphonique de votre cabinet ou société, et prendre le relais de votre secrétaire également si elle est occupée à d'autres tâches ou absente (maladie, congés, etc.…:D.

Nos télésecrétaires sont présentes 59 heures par semaine, 52 semaines par an

 

Je transfère mes appels sur mon portable ou je branche le répondeur,

pourquoi utiliser vos services ?

L’accueil téléphonique est la première image que vous donnez à vos clients.

Votre portable n’est pas toujours accessible ou vous n’êtes pas toujours en mesure de répondre sereinement à certains appels qui exigeraient toute votre attention, le transfert d’appels vers votre portable vous coûte plus cher et le répondeur 9 fois sur 10 l'appelant ne laisse pas de message.

 

Puis-je consulter mon agenda en ligne ?

OUI :Ddepuis n'importe quel ordinateur dans le monde à condition qu'il soit connecté à internet avec votre identifiant et mot de passe

D'autres questions n'hésitez pas à nous consulter ou nous joindre sur SKYPE :  amp-secretariat

 

Pas de télésecrétariat !

Publié le 13 août 2014 à 16:25 Comments commentaires (4992)


Savez vous qu’au bout de 3 sonneries un client s’impatiente et au bout de 5 sonneries il raccroche, un client auquel on ne répond pas, va directement chez votre concurrent !

Consacrez vous à votre cœur de métier, et laisser un service de permanence téléphonique prendre vos appels

 AMP Solutions devient votre partenaire secrétariat, nous mettons le service en place, nos télésecrétaires répondent à vos appels, notent vos messages et transfèrent les appels selon l’urgence.

En conclusion avec AMP Solutions, Vous vous consacrez à votre cœur de métier, notre service est mis en place en deux heures

 

L'impact téléphonique sur vos performances commerciales

Publié le 13 août 2014 à 0:15 Comments commentaires (4400)

AMP Solutions a présenté une formation sur "L'impact de l'accueil téléphonique sur nos performances commerciales" organisée par la CCI Bayonne Pays Basque pour les chefs d'entreprise à la pépinière LANAZIA à Ascain (64). 10 chefs d'entreprises étaient présents et ravis d'apprendre que "l'on n'a pas 2 fois l'occasion de donner une bonne première impression, que la qualité de notre accueil téléphonique représente l'image de leur société".

L'optimisation des performances - les 4 clés de l'accueil téléphonique :

- Soigner la qualité : répondre avant la 3ème sonnerie, message d'accueil

- Comprendre le besoin : écoute active, empathie, reformulation

- Orienter : conseiller, apporter une réponse

- Conclure : ne pas raccrocher, laisser le client le faire.

Chacun a pris conscience de l'importance de cette communication (80 % des affaires sont traitées par téléphone), d'acquérir des techniques et des méthodes simples pour être efficace au téléphone et donc de répondre au mieux aux attentes et besoins de nos clients.

A trés vite pour une prochaine formation sur l'accueil téléphonique

Comment transférer votre ligne ?

Publié le 24 juillet 2014 à 10:00 Comments commentaires (4383)

Comment cela fonctionne ?

AMP Solutions vous attribue un numéro de SDA (sélection directe à l'arrivée)  vers lequel vous transférez vos appels.

Votre compte est actif et opérationnel dès réception de votre numéro  AMP Solutions

Vous activez le "renvoi d'appels" quand cela vous arrange et vous récupérez votre ligne téléphonique lorsque vous le désirez.


Comment faire ?

 * 21 *

Votre numéro personnel AMPSOLUTIONS puis #     vous avez un message de confirmation.

Tous vos appels sont renvoyés vers le standard d' AMP SOLUTIONS qui identifie vos appels grâce au numéro de SDA

Vous travaillez tranquillement, on ne vous transfère que les appels urgents ou selon vos consignes.

 

Désactivation du service : tapez #21# - vous recevez tous vos appels

 

 

Pourquoi une permanence téléphonique ?

Publié le 21 juillet 2014 à 6:00 Comments commentaires (2927)


La permanence téléphonique donne une image professionnelle, pourquoi perdre un client ou un patient parce que vous n’aurez pas répondu à un appel !

La permanence téléphonique est une solution efficace pour donner l’image d’une bonne organisation, un service agréable.

La permanence téléphonique est présente 59h par semaine 52 semaines par an?  la permanence téléphonique apparait comme la solution  ponctuelle d’activer UN service  sur les plages horaires qui le nécessitent, le matin avant votre arrivée, au moment du déjeuner,  le soir après votre départ, si vous êtes en rendez-vous,  les samedis matins, les congés…..

Activez le service de permanence téléphonique et consacrez vous à votre coeur de métier.

Laissez des collaboratrices professionnelles et souriantes prendre le relais

 

Qu'est ce qu'une télésecrétaire ?

Publié le 20 juillet 2014 à 0:45 Comments commentaires (3350)

Une télésecrétaire est une secrétaire qui travaille à distance, qu’elle soit salariée dans une entreprise ou à son propre compte.

Le terme le plus souvent employé par les prestataires est celui de « secrétaire indépendante ».

Télésecrétaire ou Secrétaire indépendante = prestataire

Une secrétaire indépendante est un prestataire de services, c’est-à-dire qui vend des services de secrétariat externalisé.

Elle exerce en indépendant, dans un cadre légal et déclare ses revenus auprès de l’administration fiscale.

Elle travaille pour des clients. Le secrétariat passe ainsi du statut de « métier » à celui de « services ».

Une secrétaire indépendante doit donc posséder aussi des bases solides :

En marketing, en commercial, en gestion,en fiscalité, lls prestations peuvent être réalisées à distance ou dans les locaux de ses clients

Prestations sur site :

Tâches de secrétariat ou d’assistance. Cette intervention peut être ponctuelle, ou régulière une à deux fois par mois ou quelques heures par semaine, par exemple le classement.

L’avantage de ces prestations sur site est la facilité et la flexibilité.

En effet, un artisan peut faire appel ponctuellement à une secrétaire indépendante pour une mission de classement, ou de besoin en administratif.

Il suffit de la signature d’un devis et du paiement d’une facture, pas besoin de recourir à une embauche, ainsi pour une mission régulière de quelques heures par semaine, il sera sans doute difficile de trouver un employé pour un contrat de si peu d’heures.

Prestations à distance :

Les prestations réalisées à distance peuvent être très variées. Le plus souvent de l’assistance administrative et commerciale :

-Assistance courriers administratifs, Relations clients et fournisseurs par téléphone, Relances des devis et factures, mise en place de procès de facturation, création de base de données, envoi de mailing, publipostage…

Des missions qui peuvent tout à fait être réalisées à distance. Certaines prestations sont plus spécifiques et demandent un savoir-faire particulier, comme :

-Mise en page sous certains logiciels, aide à la réponse aux appels d’offres, suivi de chantiers dans le BTP, suivi des dossiers d’expertises…

L’avantage de ses prestations à distance est que les clients bénéficient des services d’une secrétaire disponible pour de multiples travaux.

Le client ne paie que le travail réalisé.

 


Télésecrétaire et permanence téléphonique

Publié le 19 juillet 2014 à 13:25 Comments commentaires (4029)


La permanence téléphonique consiste pour une télésecrétaire à réceptionner les appels de ses clients depuis son domicile.

Elle doit être équipée d’un standard lui permettant de gérer plusieurs lignes, de mettre en attente l’une, tout en répondant à l’autre, de pouvoir assurer un accueil personnalisé :

« Cabinet du docteur Durand, Bonjour »

Il s’agit pour les clients en rendez-vous, en congés, peu disponibles pour répondre au téléphone, qui ne disposent pas de secrétaire sur place ou dont la secrétaire est occupée à d’autres tâches, de ne manquer aucun de leurs appels.

La permanence téléphonique s’adresse à :

Des médecins ou de professionnels de santé

Des avocats en aux audiences ou travaillant sur des dossiers importants

Des artisans lorsqu’ils sont sur leurs chantiers…

Le travail de la secrétaire ne s’arrête pas à prendre les appels, elle traitera également les informations reçues, elle transférera les appels en cas d’urgence, prendra les rendez-vous sur un agenda partagé avec son client en temps réel, prendra les messages qu’elle transférera par mail ou sms selon les urgences.

Pour cela rien de plus simple, un transfert d’appel sur une SDA que vous communique la télésecrétaire, des consignes et le travail sera réalisé.

 

"On n'a pas 2 fois l'occasion de donner une bonne 1ère impression."

Publié le 16 juillet 2014 à 8:00 Comments commentaires (5514)

Mercredi 16 juillet de 8h30 à 9h30 à la pépinière d'entreprises LANAZIA

 

"On n'a pas 2 fois l'occasion de donner une bonne 1ère impression."

Le premier contact d'un client avec votre entreprise passe souvent par le téléphone. Lors de ce premier appel, le client se fait immédiatement une idée de votre entreprise : qualité, sérieux, sens du service, réactivité. Et cette première impression est déterminante pour la suite de la relation.

Et vous ? Savez-vous quelle image vous donnez à vos clients ?

Il existe des techniques et des méthodes simples qui régissent une bonne communication par téléphone. Nous vous proposons de vous les livrer lors d'un "LANAskaria ou 60' pour apprendre"

Une fois par mois, la CCI Bayonne Pays Basque invite les chefs d'entreprise à venir se former autour d'un café-croissant à la pépinière LANAZIA d'Ascain.

Intervenante : Anne-Marie PERROY, Gérante AMP Solutions-Spécialiste de l'accueil téléphonique

Formation gratuite dédiée aux dirigeants d'entreprise le mercredi 16 juillet 2014, de 8h30 à 9h30 (accueil dès 8h15) à la pépinière LANAZIA à Ascain (ZA Larre Lore, en face d'Akerbeltz et Lartigue 1910), sur INSCRIPTION

 


 

 

 

Prise de note, Etape 3

Publié le 24 juin 2014 à 10:20 Comments commentaires (7575)

La prise de note en temps réel et la sténotypie


Pour info, je dirais juste un mot sur la prise de notes en temps réel.

C’est aussi ce qu’on appelle « sténotypie ».

D’après Wikipédia,

« La sténotypie est une méthode d’écriture basée sur la phonétique servant à retranscrire des discours oraux avec une sténotype. Elle permet de taper des mots plus rapidement que sur un clavier d’ordinateur ou qu’en utilisant la méthode de la sténographie. Il est possible d’atteindre une vitesse de 220 mots par minute, c’est-à-dire aller aussi vite que la parole et donc de pouvoir faire une prise intégrale du discours. »

La sténotypie est également pratiquée par des travailleurs indépendants.

La formation est difficile et dure trois ans. Elle peut être effectuée à distance.

L’objectif est d’atteindre un minimum de 210 mots /minute, voire 230 mots /minute, ce qui est beaucoup plus rapide que la vitesse de la parole.

 

Prise de note, Etape 2

Publié le 24 juin 2014 à 10:20 Comments commentaires (10510)

L'accueil et la mise en place


Pour s’assurer du bon déroulement de la mission, il conviendra de vous présenter en avance sur les lieux pour nouer le contact avec votre interlocuteur sur place, le plus souvent l’assistante de direction.

Votre client aura pris soin de vous faire parvenir en amont tous les documents nécessaires à la bonne compréhension de la réunion : liste des participants, ordre du jour et annexes.

Cela vous aura permis de vous familiariser avec la thématique, voire le jargon-métier du client.

Une fois sur place, Vérifier aussi que tous les micros fonctionnent si la salle en est équipée.

Toutes les réunions ont un président de séance. Présentez-vous à lui et demandez-lui de rappeler les consignes de base avant le début de la réunion : le fait que celle-ci fera l’objet d’un compte rendu rédigé par vos soins, qu’il convient de se présenter avant de prendre la parole et parler chacun à tout de rôle.

Une fois qu’on vous aura attribué une place, prenez soin de réaliser un plan de table afin de bien mémoriser la place de chacun. Ainsi, si une personne oublie de se présenter, vous retrouverez facilement son nom en jetant un œil à votre dessin.

En fonction de la mission qui vous a été demandée, le travail de prise de notes effectué sur place ne sera pas le même.

Ainsi, si votre mission consiste à retranscrire l’intégralité des débats à partir de l’enregistrement audio de la réunion, l’objectif de votre travail sur place sera de bien identifier chacun des interlocuteurs.

On parlera du filage de la réunion. Il s’agit de noter le nom de chaque intervenant à tour de rôle, ainsi que les premiers mots de son intervention, vous aurez ainsi la trame des débats qu’il vous suffira de compléter  par l'enregistrement

 

Prise de note, Etape 1

Publié le 24 juin 2014 à 10:20 Comments commentaires (6212)

Cela fait partie des missions qui peuvent être réalisées par une secrétaire indépendante, assorties ou non de l’enregistrement de la réunion, en vue de la rédaction d’un compte rendu ou d’une retranscription complète des débats.

Le cas le plus courant est celui d’une réunion de comité d’entreprise, ou de CHSCT, mais il peut s’agir également de toute autre forme de réunion, d’une assemblée générale pour une association, d’un conseil d’administration pour un groupement d’employeurs, ou autres.

Cette mission s’effectue évidemment sur site.


 

En ce qui concerne l’enregistrement de la réunion

Il n’est pas toujours autorisé d’enregistrer les réunions, mais certains clients vous demanderont de le faire.

Aussi, j’ai toujours demandé au client de se charger de son propre enregistrement, quitte d’ailleurs à enregistrer moi-même la réunion avec mon dictaphone. Ce n’est pas un mal de disposer de deux bandes-son, en cas de passages inaudibles par exemple.

Le fait d’exiger du client la prise de son me dédouane de la responsabilité de celle-ci en cas de problème.

Après, il existe du matériel plus ou moins perfectionné pour assurer l’enregistrement d’une réunion. Vous pouvez enregistrer avec votre ordinateur portable ou avec un simple dictaphone numérique.

Vous avez également la possibilité d’investir dans des appareils un peu plus perfectionnés, comme le Pocket Memo enregistreur de réunion Philips.

Dans tous les cas, pensez à la trousse de secours avec piles de rechange, rallonges, blocs de prises, voire un dictaphone supplémentaire.

 

Devenir secretaire indépendante, Etape 3

Publié le 24 juin 2014 à 10:15 Comments commentaires (3679)

Quelques petits conseils en plus pour devenir secretaire


Mettez-vous à la place de votre interlocuteur et expliquez votre projet le plus simplement possible.

Mettez en avant les opportunités du marché, la crise et les incertitudes liées aux embauches, d’où le recours croissant à l’externalisation.

Montrez que vous avez les compétences pour répondre à la demande.

Soyez crédible et lucide, mais vendez-vous !

La partie « créateur » est très importante pour convaincre votre partenaire de vous suivre : votre formation, vos expériences, votre CV sont vos outils…

Justifiez tout ce que vous dites, citez vos sources, notamment sur la partie financière et commerciale.

Précisez ce dont vous avez besoin et pourquoi faire.

Pensez qu’un banquier ne financera pas vos besoins de trésorerie.

Montrez que ceux-ci seront couverts autrement (Apport personnel, PCE, Prêt d’honneur…

Bien sûr, il faudra montrer que votre projet est viable et rentable.

Présentez un dossier aéré et attractif comprenant des illustrations, des tableaux et pas seulement 30 pages de texte que personne n’aura envie de lire…

Préparer une synthèse d’une page A4 avec toutes vos conclusions.

 

Devenir secretaire indépendante, Etape 2

Publié le 24 juin 2014 à 10:15 Comments commentaires (3248)

Outre l’aspect matériel et logiciel, l’évaluation de vos besoins en fournitures et vos besoins en communication (à ne pas négliger, si vous comptez trouver des clients), il vous faudra également évaluer le temps nécessaire pour atteindre votre seuil de rentabilité.

Le seuil de rentabilité est le chiffre d’affaires nécessaire pour couvrir vos frais, qu’ils soient professionnels (tout ce que vous venez d’évaluer), mais aussi personnels (la rémunération dont vous avez besoin pour payer votre loyer ou rembourser vos prêts, mais également manger, vous habiller, sortir… Une fois évalué ce temps d’acquisition de la clientèle, il vous faudra également le chiffrer. Par exemple, si vous imaginez pouvoir vivre de votre activité d’ici deux ans, comment allez-vous vivre pendant ce temps ? Il vous faudra de l’argent pour assurer votre quotidien ! On parlera ici de fonds de roulement, ou encore de trésorerie. Je précise que tous ces besoins sont évalués dans le Pack Devenir télésecrétaire.

Heureusement, il existe des moyens de compléter vos propres économies et des dispositifs pour vous aider à financer votre projet.


 

Aides

-Les aides aux chômeurs créateurs

-Les prêts bancaires classiques

-Micro-crédit et prêt d’honneur

-Pour convaincre vos partenaires : Soignez votre business plan. Ce document est obligatoire pour présenter votre projet à vos partenaires.

J’en profite pour vous rappeler que le Pack installation peut vous être d’un grand secours pour la rédaction de ce document, que ce soit pour la partie étude de marché, la partie commerciale ou la partie chiffres.

 

Devenir secretaire indépendante, Etape 1

Publié le 11 février 2014 à 9:45 Comments commentaires (5147)

Devenir télésecrétaire, combien ça coûte ?

     La question peut paraître paradoxale, car lorsqu’on se lance pour travailler à son compte, la première motivation est souvent de gagner de l’argent. Pourtant, comme toute entreprise, le fait de devenir télésecrétaire va d’abord vous coûter, à la fois du temps et de l’argent. L’objectif étant que cette activité, au final, vous rapporte plus qu’elle ne vous coûte. Sinon, ce n’est pas la peine…

     Pour évaluer votre besoin de financement, il va falloir lister tous les postes de dépenses de votre entreprise, que ce soit en papier ou en timbres, en téléphonie et internet, en matériel informatique et logiciels, mais aussi vos besoins pour vos démarches commerciales et votre communication.  C’est à ce moment-là qu’il vous faudra évaluer vos besoins, notamment en fonction de votre projet propre, mais également de la concurrence. Ainsi, si vous comptez proposer de la permanence téléphonique, il vous faudra étudier toutes les solutions de standard possible, avant de vous renseigner auprès de vos consœurs pour connaître le matériel qu’elles utilisent et pourquoi. Cela sera bien sûr d’autant plus facile que vous faites partie d’un réseau comme le forum des secrétaires indépendantes, car tous ces besoins sont déjà listés et détaillés.

Qu'est ce qu'une permanence téléphonique ?

Publié le Comments commentaires (2413)

 

De nos jours une entreprise ne peut pas se permettre de perdre un appel, parce que l'accueil téléphonique est la première image que vos clients auront de votre entreprise. La permanence téléphonique permet la prise en charge,  par des professionnelles du domaine, vos appels et de transmettre les rendez-vous ou les messages. La permanence téléphonique permet aux entreprises d'être joignables au téléphone tout en conservant leur rythme de travail.

Le recours à une permanence téléphonique est intéressant lorsque l'emploi d'une secrétaire n'est pas nécessaire, ou lorsqu'elle a fini sa journée et que l'accueil téléphonique doit être disponible au-delà des 35 heures de son contrat de travail.

POUR QUI ?

 

Toutes les entreprises sont concernées par la permanence téléphonique, dans tous les domaines d'activité, TPE/PME, artisans et professions libérales (avocats, médecins...) elles peuvent avoir une large amplitude et une bonne organisation de leur accueil téléphonique.

 

Les artisans préféreront généralement une domiciliation téléphonique, qui permet d'avoir un numéro fixe avec un service d'accueil téléphonique même quand on n'a pas de locaux.

 

Avantages :

 

- Les appels téléphoniques ne sonnent plus dans le vide ou ne sont plus basculés vers un répondeur.

- Les collaborateurs de l'entreprise ne sont plus dérangés.

- Un accueil téléphonique humain disponible avec une large amplitude horaire

- Un accueil personnalisé, professionnel et souriant

- Le respect de la charte d'accueil téléphonique

 


Ou se trouve le 26 !

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Comme je vous l'ai promis la semaine dernière voici une anecdote de la permanence téléphonique :

 

Une patiente appelle le cabinet médical et demande :

- Vous m'avez bien dit que le cabinet se situe au 26 rue de Verdun !

La secrétaire :

- Oui Madame !

La patiente :

- Je suis devant le 25 et à côté il y a le 27 je ne trouve pas le 26 !

La secrétaire :

- Traversez la rue Madame le 26 est de l'autre côté !

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